Ich bin dann mal weg - Tipps für die Abwesenheitsnotiz

28.07.2021
Ich bin dann mal weg - Tipps für die Abwesenheitsnotiz
Ich bin dann mal weg - Tipps für die Abwesenheitsnotiz

Ich bin dann mal weg! Davor gibt es aber noch eine allerletzte Sache zu erledigen: die Abwesenheitsnotiz. Vielleicht gibt es dafür eine offizielle Vorlage, manchmal muss man sich selbst einen kurzen Text zurechtlegen. Wichtig dabei: Die Abwesenheitsnotiz sollte weder zu ausführlich noch im falschen Ton gehalten sein.

Noch schnell die Abwesenheitsnotiz formulieren und dann weg! Aber was schreiben?

Beispiele und Vorlagen für gelungene Abwesenheitsnotizen - und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.

Vor dem Urlaub oder vor Feiertagen nur noch kurz den Abwesenheitsassistenten des E-Mail-Programms einrichten - und los geht's. Aber was schreibt man in die Abwesenheitsnotiz rein? Nicht selten wird die automatische E-Mail-Antwort auf den letzten Drücker eingetippt - ohne lange darüber nachzudenken.

Dabei ist eine elegante Abwesenheitsnotiz wie eine Visitenkarte für das Unternehmen. Ist sie gut geschrieben, fühlen sich Kunden und Dienstleister gut aufgehoben, obwohl sie ihr Anliegen nicht sofort und wie gewohnt platzieren können.

Ist die E-Mail aber kurz angebunden, unvollständig, voller Fehler oder unangemessen ironisch formuliert, kann der Empfänger die Abwesenheitsnachricht durchaus als unpersönlich und unfreundlich interpretieren.

Fehler 1: Zu wenig Informationen geben

"Ich bin vom 19. Juli bis zum 3. August nicht im Büro."

Diese Abwesenheitsnachricht ist nicht nur viel zu kurz gehalten, sondern wirft auch viele Fragen auf. "Wen interessiert denn, seit wann ich nicht im Büro bin? Und wen könnte der Kunde stattdessen um Hilfe bitten?", sagt die Kommunikationstrainerin Nandine Meyden.

Fehler 2: Einen "Mir ist alles egal"-Eindruck hinterlassen

Wenn man in den Urlaub darf, während alle anderen weiter ackern müssen, kann schon ein wenig Schadenfreude aufkommen. In der Abwesenheits-E-Mail sollte man sich eine solche Häme allerdings verkneifen.

"Ab sofort bin ich verreist und lese keine Mails mehr"

"Ich bin dann mal weg"

"Sorry, ich bin verreist. Alle Mails, die bis dahin auflaufen, werden gelöscht. Wenn Sie eine wichtige Nachricht haben, schicken Sie sie ab dem 10. Januar noch mal."

Einen "Ich bin weg, alles andere ist mir egal"-Eindruck zu hinterlassen, sei ein absolutes No-Go, sagt Meyden. "Es zeigt nicht nur mangelnde Motivation, die Mails zu lesen, sondern macht mir als Kunde oder Partner klar, dass ich mit dieser Person lieber nicht zusammenarbeiten möchte. Das kann sich kein Unternehmer leisten."

Fehler 3: Zu mitteilsam sein

"Ich lasse mir vom 3. bis zum 18. Juli auf Teneriffa die Sonne auf den Bauch scheinen und rufe meine E-Mails in dieser Zeit nicht ab."

Oder:

"Nach meiner Magenverkleinerung erreichen Sie mich ab dem 12. August wieder wie gewohnt."

Nandine Meyden rät eher davon ab, in einer Abwesenheitsnotiz zu viel zu verraten. "Es geht niemanden etwas an, ob ich auf Dienstreise, im Urlaub oder im Krankenhaus bin." Besser als ein Grund für die Abwesenheit seien deshalb folgende Sätze: "Das Büro ist am 22. August wieder besetzt" oder "Ich bin am 22. August wieder für Sie erreichbar". Besonders, wenn es um eine Krankheit geht, ist weniger oft mehr.

Anders ist es mit Feiertagen wie Weihnachten oder Ostern. Wenn die Geschäfte in dieser Zeit ruhen, kann man sich in der Abwesenheitsnotiz darauf beziehen: "Über Weihnachten ist unser Büro nicht besetzt. Am 27. Dezember sind wir wieder für Sie erreichbar. Ich wünsche Ihnen frohe Festtage."

Fehler 4: Die Abwesenheitsnotiz hat keine E-Mail-Signatur

Telefonnummer, Position, Adresse - auch die Abwesenheitsnotiz sollte eine Signatur enthalten.



Wer eine Abwesenheitsnotiz empfängt, ist in aller Regel genervt - denn die bedeutet, dass das persönliche Anliegen nicht sofort bearbeitet wird. Dass sie meist in Form eines lieblos heruntergetippten Standard-Zweizeilers auftritt, macht die Sache nicht besser.

Warum also nicht die Chance nutzen, um in Erinnerung zu bleiben und im Idealfall sogar noch den eigenen Content zu promoten? Die folgenden Beispiele zeigen, wie kreativ eine Abwesenheitsnotiz für die Abwesenheit gestaltet werden kann.

Hier für Sie: 4 Gute Beispiele für Abwesenheitsnotizen mit persönlicher Note


  • "Dienstreisen müssen manchmal sein. Sie erreichen mich am 6. Juli 20xx wieder persönlich. Falls Ihr Anliegen nicht warten kann: Mein Kollege Max Mustermann (Telefon: 0123 / 123 , E-Mail: max.mustermann@firma.ch) hilft Ihnen gern weiter. Bis dahin freue ich mich Ihnen unseren neuesten Artikel zum Thema xxx präsentieren zu dürfen (Link einfügen) Herzliche Grüsse (...)."
  • "Ich bin in den Ferien und bitte daher um Nachsicht, dass Ihre Anfrage bis zum 13. September 20xx nicht beantwortet wird. Ab Montag den 17. September stehe ich Ihnen gerne wieder voller Tatendrang zur Seite. Doch bis dahin heisst es bei mir: "Wir müssen warten!" (Zitat aus dem hinreissenden Buch "Theo" von Daniel Glattauer)."

  • "Ich hoffe, Sie geniessen den Sommer. Bei mir ist es Zeit für den Jahresurlaub. Ich freue mich darauf, Ihnen nach meiner Rückkehr am [Datum] zu antworten. In der Zwischenzeit möchte ich Sie auf diesen Artikel xxxLink aufmerksam machen. Darin finden Sie einige Tipps, um (...). Es grüsst Sie aus dem Urlaub (...)"
  • "Grüezie-Hallo-Danke! In unserer neuesten Studie haben wir herausgefunden, dass Urlaub gut fürs Gehirn ist und die Arbeitsleistung verbessern kann. Das muss weiter erforscht werden! Daher werde ich bis [Datum] nicht im Büro sein und habe in dieser Zeit nur eingeschränkten Zugriff auf meine Mails. Wenn Sie dringend Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie bitte [meine Kollegin]. Ihnen einen schönen Sommer! Es grüsst Sie (...) mit folgendem Zitat: Wohin du auch gehst, gehe mit ganzem Herzen. Konfuzius"

Fazit - Langweilige Abwesenheitsnotizen sind vertane Chancen

Out-of-Office-Mails sollten als das begriffen werden, was sie sind: Kein lästiger Punkt auf der To-Do-Liste, den es vor dem lang ersehnten Urlaub oder einer Dienstreise abzuhaken gilt, sondern vielmehr ein eigener Teil der Unternehmenskommunikation.

Matina-Meredes Hilbeck

Gründerin SchweizerUnternehmen.ch

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